社内メールに気をつけろ!BCCとかCCって何!?

仕事で役立つテクニック

社会人を半年や1年もすれば気づくことでしょうけど、会社ではメールのやりとりの際にBCCとかCCとかつけていて、あなたが知らない間に色んな情報が行き交っているということを認識するべきです。

ここでは、私が普段使っているモジラ・サンダーバード(Mozilla Thunderbird)というメールソフトを例にして紹介します。

たぶん多くの人は多くの場合 TOしか使っていなくてCCBCCの意味を知らない人もいるかもしれません。

ここでは、それらの意味や効果、具体的な使い方の例を紹介します。

メールの宛先指定

FROM

「~から」の意味。つまりメールの送信者。差出人。

TO

「~へ」の意味。つまりメールの受信者。送信先。宛先。

CC

Carbon Copyの略。
メールは送るが、直接的な送信相手ではない宛先。

BCC

Blind Carbon Copyの略。
CCと同様、TOCCに送るメールを複写して同時に送ることができる。宛先に指定この宛先は送信者にしか知られない。
BCCでの受信者はFROMTOCCReply-Toの宛先を知ることができる。
ただし、他にBCCの受信者がいてもその相手を知ることはできない。

Reply-To

受信者が返信ボタンを押した時、TO(宛先)になるよう指定できる。
送信者Aは受信者Bにメールを送るが、Bからの返信はアドレスHにして欲しい場合、送信者Aは受信者Bへのメール送信時にReply-ToにHを指定して送信する。

例えば下のような例を見てみましょう。

  • 送信者はA
  • TO, CC, BCCにそれぞれ2人ずつ指定し、合計6人にメールを同時に送る
  • 返信先にはHを指定する
FROM, TO, CC, BCC, REPLY-TOのそれぞれの見え方
確認できる送信先 備考
FROM TO CC BCC Reply-To
A B C D E F G H
送信者の目線 FROM A 全て見える
受信者の目線 TO B BCC以外は見える
C BCC以外は見える
CC D BCC以外は見える
E BCC以外は見える
BCC F Gは見えない
G Fは見えない
REPLY-TO H 自分が指定されていることは一切分からない

FROM

FROMは差出人、送信者のことです。あなたがメール作成者の場合、ここにはあなたの名前やメールアドレスが表示されます。
直訳すると「~から」を意味します。

TO

あなたがメール作成者の場合、送りたい相手はTOです。
直訳すると「~へ」を意味します。

CC

CCとはCarbon Copy(カーボンコピー、複写)のこと。

メールのやりとりを公開したい人にこのCCを指定します。

送信者の他にもこのメール内容を送信したいけど「メール内容を公開しているだけで、あなた宛ではないので返信等のアクションは不要ですよ」みたいな時に使います。

使用例

例えば、あるプロジェクトのあなたが、他部署の上司や取引先などの誰かと重要なやりとりをする時、自分のチームメンバーなどにCCを指定します。

こうすると他のメンバーもあなたのメールを受け取ることになるので、綿密な連携をとることができます。相手にメールを送ったあとに別のメールで「こういうメールのやりとりをしてます」とか転送したり、直接口頭で事後報告する必要もなくなります。

メンバーや上司はあなたのメールを見るだけで「なるほど、今この話はこうなってるのね」と状況把握しやすくなります。あなたがちゃんと「ホウレンソウ(報告連絡相談)」を大事にして動いていることをアピールすることも出来るわけです。

上司から「あの仕事どうなってるの?」と聞かれることも減ります。聞く前に部下から連絡してもらえると上司は安心するので、あなたの評価は少なからず上がります。些細なメールでない限り、積極的に使いましょう。

BCC

BCCはBlind Carbon Copyの略です。ここに指定した人は、送信者しか知ることができません。

使用例

例えばある取引先が「資料をメールデータで送ってほしい」と言ってきます。あなたはついでにその資料を他の会社にもメール送信がしたい。

でも全部TOCCに宛先を入れると、あなたが誰にメールを送ったのか彼らは全てを知ることができてしまいます。つまり取引先とその連絡先が全部バレてしまうということです。

そういうことを防ぎたい場合はTOCCも空欄のまま、BCCにだけ複数のメールアドレスを指定して送信します。

BCCで複数の宛先を入力しても、各受信者には他の受信者の情報は表示されず、送信者のメールアドレスしか分かりません。すべてを知っているのは送信者だけです。

社内での使い方

BCCにはもうちょっと特殊な使い方もあります。

例えば、担当者レベルで他部署との揉め事が生じたとします。でも、もしあなたが上司に状況を把握してほしくてCCを付けると、相手は「おっ、課長出してきたんか」となります。なんだか課長の威を借りているようでちょっと角が立つ感じもあります。でも課長には知っていて欲しい。

そういう時にこっそりBCCに課長を入れるわけです。

そしてあなたも気をつけなくてはいけません。
誰かから送られてきたメールで、宛先に自分しかないから当事者にしか読まれていないと思って安心してはいけません。会社のメールは全部筒抜けだと思ってください。そもそもあとから転送も可能ですし。

何かまずいことが起こった時にそのメールが証拠となり、あなたが処罰されるリスクが常にあります。逆も同様。誰かに裏切られたり、ハメられそうになった時にはメールの履歴があなたの正当性を保証して助けてくれることだってあります
「言った言わない」と揉め事になるのを防ぐために、言質を取る意味でも、誰かと何か約束をする時はメールを通してそれを残すのです。(逆にあなたにとって良くない話をする時はメールを使ってはいけません。)

ですから、会社に所属している間はどんな些細な内容でもすべてのメールを削除せずに保存しておくことをおすすめします。

undisclosed-recipients:;

undisclosed-recipientsとは、直訳すると「非公開受信者」を意味します。

他のメールソフト(メーラー)だとどうか分かりませんが、サンダーバードの場合、TOにもCCにも何も宛先を指定せずにBCCだけにメールを送った場合、BCCの受信者には宛先にundisclosed-recipients:;と表示されます。

Reply-To

Reply-Toは、直訳すると「~へ返信する」です。

受信者が返信ボタンを押した時、指定しておいたメールアドレスがTO(宛先)になるよう指定できます。

例えば、メルマガを配信するアドレスA(例:info@~)はユーザー受信者Bにメールを送りますが、Bからの返信はアドレスC(例:reply@~)にして欲しい場合に使います。送信者Aが受信者Bへのメール送信時にReply-ToにC(reply@~)を指定しておけば、Bが返信ボタンを押した時、自動的に宛先がA(例:info@~)ではなくC(reply@~)になります。
ただしBが手動で宛先を書き換えることは可能で、その場合は無効になります。